Mag je werkgever je productiviteit meten? Dit zijn de regels

Je werkgever mag je productiviteit meten, maar niet op elke manier. De wet stelt duidelijke grenzen: minutieus bijhouden wat je per minuut doet en je daar vervolgens op afrekenen, is in Nederland niet toegestaan. Of iets wel of niet mag, hangt sterk af van hoe de meting gebeurt en welke gegevens daarvoor worden verzameld. Of je werkgever je productiviteit mag meten staat dus niet met een simpel ja of nee te beantwoorden.

Wat zegt de wet hierover?

In Nederland geldt de Algemene Verordening Gegevensbescherming, beter bekend als de AVG. Deze wet regelt welke persoonsgegevens een werkgever mag verzamelen en hoe hij daarmee om moet gaan. Productiviteitsgegevens vallen hier ook onder, zeker als ze te herleiden zijn tot een individuele werknemer.

De AVG schrijft voor dat gegevens alleen mogen worden verzameld voor een duidelijk omschreven doel. De werkgever moet ook kunnen aantonen dat het verzamelen van die gegevens noodzakelijk is en in verhouding staat tot dat doel. Is dat niet het geval, dan is de meting in strijd met de privacywetgeving.

Wat is wel toegestaan?

Een werkgever mag op een redelijke manier bijhouden of medewerkers hun werk goed doen. Denk aan het meten van output: hoeveel opdrachten zijn er afgerond, hoeveel klantcontacten zijn er geweest, of worden deadlines gehaald? Zulke metingen zijn in de meeste gevallen toegestaan, mits ze transparant zijn en een duidelijk doel dienen.

Monitoring is ook toegestaan als er een gerechtvaardigd belang is, of als de werknemer toestemming heeft gegeven. Toestemming in een arbeidsrelatie is wel gevoelig: omdat er sprake is van een gezagsverhouding, is echte vrije toestemming niet altijd realistisch. Werkgevers doen er daarom goed aan om niet alleen op toestemming te leunen als juridische grondslag.

Wat mag je werkgever je productiviteit meten op de grens van wat toelaatbaar is?

Het wordt juridisch lastig als de meting te ver gaat. Een werkgever mag niet op de minuut bijhouden of je achter je computer zit, of je actief of inactief bent, en je daar vervolgens op aanspreken. Dit wordt gezien als buitensporige controle die de privacy van werknemers ernstig aantast.

Amazon kreeg begin 2024 een boete voor precies deze aanpak: het bedrijf hield per minuut bij of medewerkers productief of inactief waren. De Italiaanse privacytoezichthouder legde daarvoor een sanctie op. Dit laat zien dat ook grote werkgevers tegen de grenzen van de wet kunnen aanlopen als ze te ver gaan in het monitoren van personeel.

Wat is de rol van de ondernemingsraad?

De ondernemingsraad speelt een belangrijke rol bij het invoeren van systemen die de productiviteit meten. Een werkgever heeft voor het gebruik van dit soort systemen instemming nodig van de ondernemingsraad. Die instemmingsplicht geldt als het gaat om het registreren of controleren van aanwezigheid, gedrag of prestaties van werknemers.

De OR kan er ook op letten dat de werkgever de privacyregels naleeft. Worden gegevens gebruikt op een manier die niet is afgesproken, of gaat de meting verder dan nodig, dan kan de OR hiertegen optreden. Werknemers die vragen hebben over hoe hun gegevens worden gebruikt, kunnen dus terecht bij de ondernemingsraad.

Waar moet een werkgever aan voldoen?

Wil een werkgever op een correcte manier productiviteit meten, dan zijn er een aantal zaken waar hij rekening mee moet houden:

• Er moet een duidelijk en gerechtvaardigd doel zijn voor de meting.
• De meting moet noodzakelijk zijn voor dat doel, en niet verder gaan dan nodig.
• Werknemers moeten vooraf weten dat en hoe hun productiviteit wordt gemeten.
• De gegevens mogen niet langer worden bewaard dan noodzakelijk is.
• Bij het invoeren van meetsystemen is instemming van de ondernemingsraad vereist.
• Minutieuze monitoring, zoals het bijhouden van inactiviteit per minuut, is niet toegestaan.

Wat kun je doen als je denkt dat het niet klopt?

Heb je het gevoel dat je werkgever je op een onrechtmatige manier monitort? Dan heb je een aantal mogelijkheden. Je kunt je werkgever vragen welke gegevens er over jou worden verzameld en met welk doel. Dit is een recht dat je hebt op basis van de AVG.

Kom je er niet uit met je werkgever, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Dit is de Nederlandse toezichthouder op het gebied van privacy. Ook kun je de ondernemingsraad inschakelen of juridisch advies vragen. Laat je niet ontmoedigen: jouw privacyrechten gelden ook op de werkvloer.

Veelgestelde vragen

Mag mijn werkgever mijn computerscherm of toetsaanslagen bijhouden?
Het bijhouden van toetsaanslagen of het constant meekijken op het scherm van een werknemer wordt in de meeste gevallen gezien als buitensporige monitoring. Dit is alleen toegestaan als daar een heel specifieke, goed onderbouwde reden voor is en als de werknemer hiervan op de hoogte is. In de praktijk zal dit zelden aan alle juridische eisen voldoen.

Moet mijn werkgever mij vertellen dat mijn productiviteit wordt gemeten?
Ja. Werknemers moeten vooraf worden geïnformeerd over het feit dat hun productiviteit wordt gemeten, welke gegevens daarvoor worden gebruikt en wat daarmee gebeurt. Dit volgt uit de AVG. Heimelijk monitoren zonder medeweten van de werknemer is in beginsel niet toegestaan.

Geldt het recht op privacy ook als ik thuiswerk?
Ja, ook bij thuiswerken gelden dezelfde privacyregels. Een werkgever mag niet ongericht meekijken in je thuisomgeving of buitensporig controleren wat je op je computer doet. De AVG maakt geen onderscheid tussen werken op kantoor of thuis.

Kan ik als werknemer inzage vragen in de gegevens die over mij zijn verzameld?
Ja, dat kan. Op basis van de AVG heb je het recht om te vragen welke persoonsgegevens je werkgever over jou heeft opgeslagen. Je werkgever moet hier binnen een maand op reageren. Wil je weten welke productiviteitsdata er over jou zijn bijgehouden, dan kun je een inzageverzoek indienen.