Facturering zonder gedoe: zo doe je het goed

Facturering is iets waar elke ondernemer vroeg of laat mee te maken krijgt. Je hebt een opdracht afgerond, een product geleverd of een dienst verleend. Dan is het tijd om je klant een rekening te sturen. Klinkt simpel, maar er komt meer bij kijken dan je denkt. Een factuur moet aan wettelijke eisen voldoen, op tijd verstuurd worden en kloppen tot op de cent. Wie dat goed aanpakt, voorkomt problemen en krijgt sneller betaald.

Wat er verplicht op een factuur moet staan

De Belastingdienst stelt duidelijke eisen aan een factuur. Zo moet je altijd je eigen naam en adres vermelden, samen met de naam en het adres van je klant. Verder horen er een factuurnummer op te staan, de datum waarop je de factuur verstuurt en een omschrijving van wat je hebt geleverd. Daarnaast vermeld je het bedrag exclusief btw, het btw-tarief dat van toepassing is en het totaalbedrag inclusief btw. Ben je btw-ondernemer, dan zet je ook je btw-identificatienummer op de rekening. Lever je aan een bedrijf in een ander EU-land, dan is het btw-nummer van die klant ook verplicht. Wie een verplicht gegeven vergeet, riskeert dat de klant de factuur terugstuurtt of dat de Belastingdienst vragen stelt. Het loont dus om een vaste opmaak te gebruiken zodat je nooit iets over het hoofd ziet.

Papier of digitaal versturen

Vroeger ging een factuur per post, tegenwoordig is e-mail de norm. Een digitale rekening is sneller, goedkoper en makkelijker te bewaren. Toch zijn er situaties waarin een klant om een papieren versie vraagt, bijvoorbeeld voor de eigen administratie. Beide vormen zijn toegestaan, zolang de inhoud maar klopt. Steeds vaker wordt ook gebruikgemaakt van gestructureerde digitale facturen, zoals e-facturatie. Daarbij worden de gegevens in een vaste indeling verstuurd die automatisch ingelezen kan worden door boekhoudprogramma’s. Dit scheelt tijd en vermindert de kans op typefouten. Voor ondernemers die facturen sturen aan de overheid is digitale aanlevering in een bepaald formaat soms zelfs verplicht. Het is dus slim om te checken wat jouw klant verwacht voordat je iets opstuurt.

Betalingstermijnen en wat je doet als een klant niet betaalt

Een factuur zonder duidelijke betalingstermijn is een gemiste kans. Standaard geldt in Nederland een termijn van 30 dagen, tenzij je andere afspraken hebt gemaakt. Bij zakelijke klanten mag je ook kortere of langere termijnen afspreken, maar die zet je dan bij voorkeur ook in je offertes of in een overeenkomst. Staat de betalingstermijn duidelijk op de rekening, dan weet de klant precies wanneer het geld overgemaakt moet worden. Blijft betaling toch uit? Dan stuur je eerst een vriendelijke herinnering. Daarna volgt een aanmaning, waarbij je wettelijke rente en incassokosten in rekening mag brengen. Het is verstandig om dit alles bij te houden in je administratie, zodat je altijd weet welke rekeningen nog openstaan. Goede boekhoudssoftware helpt je daarbij en stuurt soms automatisch herinneringen.

Handige hulpmiddelen bij het maken van een factuur

Wie voor het eerst een rekening opmaakt, kan beginnen met een eenvoudig sjabloon in een tekstverwerkingsprogramma of spreadsheet. Er zijn ook talloze online tools beschikbaar waarmee je snel een nette factuur aanmaakt, soms helemaal gratis. Boekhoudprogramma’s gaan een stap verder: die koppelen je facturen aan je boekhouding, berekenen de btw automatisch en genereren overzichten van wat er nog betaald moet worden. Sommige platforms laten je zelfs je eigen huisstijl toevoegen, zodat een factuur er professioneel uitziet. Hoe groter je bedrijf wordt, hoe meer je baat hebt bij zo een geautomatiseerd systeem. Dan hoef je niet meer handmatig elk factuurnummer bij te houden of te zoeken welke klant al betaald heeft. Zeker als je meerdere klanten tegelijk bedient, bespaart dat veel tijd en voorkomt het fouten in je administratie.

Veelgestelde vragen

Hoe lang moet ik mijn facturen bewaren?
Als ondernemer ben je verplicht om je facturen zeven jaar te bewaren. Dit geldt voor zowel de facturen die je verstuurt als de facturen die je ontvangt van leveranciers. De Belastingdienst kan in die periode om inzage vragen.

Mag ik een factuur ook met terugwerkende kracht sturen?
Een factuur mag je niet zomaar met terugwerkende kracht aanpassen of opnieuw uitschrijven met een eerdere datum. De datum op een factuur moet overeenkomen met het moment waarop je de dienst of het product hebt geleverd, of vlak daarna. Onjuiste datums kunnen problemen opleveren bij een belastingcontrole.

Wat is het verschil tussen een factuur en een offerte?
Een offerte is een prijsopgave die je vooraf stuurt, voordat de opdracht begint. Een factuur stuur je achteraf, als bewijs dat er geleverd is en als verzoek om betaling. Een offerte is dus een aanbod, een factuur is een betalingsverzoek.

Welk btw-tarief moet ik gebruiken op mijn factuur?
In Nederland zijn er twee btw-tarieven die voor de meeste ondernemers van toepassing zijn: 9% en 21%. Het lage tarief van 9% geldt voor bijvoorbeeld voedsel, geneesmiddelen en bepaalde diensten zoals kappers. Het hoge tarief van 21% geldt voor de meeste andere producten en diensten. Welk tarief voor jouw situatie geldt, hangt af van wat je precies levert.