Hoe maak je een factuur? Stap voor stap uitgelegd

Klus gedaan, nu betaald worden. Maar hoe maak je een factuur die aan alle regels voldoet? Een goede factuur bevat een aantal verplichte gegevens, is genummerd en wordt op tijd verstuurd. In dit artikel doorloop je precies wat je nodig hebt en hoe je het aanpakt.

Wat moet er verplicht op een factuur staan?

De Belastingdienst stelt eisen aan facturen. Als ondernemer moet je je hieraan houden, anders kan je klant de btw niet aftrekken en kun jij problemen krijgen bij een controle. Dit zijn de verplichte gegevens:

• Je eigen naam of bedrijfsnaam en adres
• De naam en het adres van je klant
• Je KVK-nummer
• Je btw-nummer
• Een uniek factuurnummer
• De factuurdatum
• Een omschrijving van de geleverde producten of diensten
• Het aantal of de hoeveelheid
• De prijs per stuk of per eenheid, exclusief btw
• Het btw-tarief (0%, 9% of 21%)
• Het btw-bedrag
• Het totaalbedrag inclusief btw

Ben je vrijgesteld van btw, bijvoorbeeld als kleine ondernemer met de kleineondernemersregeling (KOR)? Dan vermeld je geen btw en zet je op de factuur dat je gebruikmaakt van de KOR.

Hoe maak je een factuur, stap voor stap?

Met onderstaande stappen zet je snel een correcte factuur op.

• Stap 1: Kies je opmaak. Je kunt een factuur maken in Word, Excel, Google Docs of via boekhoudprogramma’s zoals Moneybird of e-Boekhouden. Er zijn ook gratis online tools beschikbaar. Kies wat voor jou makkelijk werkt, zolang alle verplichte gegevens erin staan.
• Stap 2: Vul de factuurgegevens in. Begin met je eigen gegevens en die van je klant. Geef de factuur een uniek nummer. Gebruik een logische volgorde, bijvoorbeeld 2025-001, 2025-002, enzovoort. Dat maakt je administratie overzichtelijk.
• Stap 3: Beschrijf wat je hebt geleverd. Wees duidelijk en specifiek. Schrijf niet alleen “werkzaamheden”, maar omschrijf kort wat je hebt gedaan, hoeveel uur of eenheden je hebt gewerkt en wat het uurtarief of stuksprijs is.
• Stap 4: Bereken het btw-bedrag en het totaal. Tel het bedrag exclusief btw op, bereken het btw-bedrag op basis van het juiste tarief en tel die bij elkaar op voor het totaalbedrag. Controleer dit altijd dubbel.
• Stap 5: Stel een betaaltermijn in. Vermeld de uiterste betaaldatum op de factuur. Een gebruikelijke betaaltermijn is 14 of 30 dagen na factuurdatum. Je mag ook je IBAN vermelden zodat de klant direct weet waar hij naartoe moet betalen.
• Stap 6: Stuur de factuur op. Dat mag per post of digitaal per e-mail. Een pdf is het meest gebruikelijk. Sla altijd een kopie op in je eigen administratie, want je bent verplicht facturen minimaal 7 jaar te bewaren.

Papier of digitaal: wat is handiger?

De meeste ondernemers sturen facturen tegenwoordig digitaal. Dat is sneller, goedkoper en makkelijker te bewaren. Je stuurt een pdf per e-mail en je klant heeft het document meteen. Een papieren factuur mag ook, maar dat is een stuk omslachtiger. Zorg in beide gevallen dat de factuur leesbaar en volledig is.

Gratis tools om een factuur te maken

Je hoeft geen duur programma te kopen om een nette factuur te maken. Er zijn meerdere gratis opties:

• Een sjabloon in Word of Excel: Zoek online naar een gratis factuursjabloon, vul je gegevens in en pas het aan naar wens.
• Google Docs of Google Sheets: Werkt hetzelfde als Word en Excel, maar alles staat automatisch in de cloud opgeslagen.
• Canva: Biedt gratis factuursjablonen met een nette opmaak. Je ontwerpt je eigen factuur en downloadt hem als pdf.
• Boekhoudprogramma’s: Tools zoals Moneybird of e-Boekhouden hebben gratis instapversies waarmee je facturen kunt maken en bijhouden.

Gebruik je regelmatig een boekhoudprogramma, dan houd je meteen bij welke facturen zijn betaald en welke nog openstaan. Dat scheelt veel tijd.

Wat als je factuur niet betaald wordt?

Stuur na het verstrijken van de betaaltermijn een betalingsherinnering. Doe dit vriendelijk maar duidelijk. Geef daarin een nieuwe, korte betaaltermijn op. Wordt de factuur dan nog niet betaald, dan kun je een aanmaning sturen. Bij hardnekkige wanbetaling kun je een incassobureau inschakelen of naar de rechter stappen. Houd alle communicatie goed bij, zodat je bewijs hebt als het nodig is.

Klaar om te factureren

Een goede factuur maken is niet moeilijk als je weet wat erin moet staan. Zorg voor alle verplichte gegevens, een duidelijke omschrijving en een logisch factuurnummer. Stuur de factuur op tijd en bewaar altijd een kopie. Zo houd je je administratie op orde en vergroot je de kans dat je snel betaald wordt.

Veelgestelde vragen

Moet ik als zzp’er altijd btw vermelden op een factuur?
Als zzp’er met een btw-plichtige onderneming ben je verplicht btw te vermelden op je factuur. Ben je vrijgesteld van btw, bijvoorbeeld via de kleineondernemersregeling, dan vermeld je geen btw maar zet je wel op de factuur dat je gebruikmaakt van die vrijstelling.

Hoe hoog moet mijn factuurnummer zijn?
Je factuurnummer hoeft niet hoog te zijn, maar het moet uniek zijn en oplopend. Je bepaalt zelf het systeem, zolang geen enkel nummer twee keer voorkomt. Een veelgebruikte opzet is het jaar gevolgd door een volgnummer, zoals 2025-001.

Hoe lang moet ik facturen bewaren?
Ondernemers zijn verplicht hun facturen minimaal 7 jaar te bewaren. Dit geldt zowel voor facturen die je verstuurt als voor facturen die je ontvangt. Digitale opslag is toegestaan.

Mag ik een factuur corrigeren als ik een fout heb gemaakt?
Als je een fout hebt gemaakt op een verstuurde factuur, stuur je een creditfactuur. Daarmee maak je de oorspronkelijke factuur ongedaan. Daarna maak je een nieuwe, correcte factuur aan met een nieuw factuurnummer. Verwijder nooit zomaar een factuur uit je administratie.

Wat is een betaaltermijn en welke moet ik gebruiken?
Een betaaltermijn is het aantal dagen dat je klant heeft om de factuur te betalen. Je stelt die zelf vast. Veelgebruikte termijnen zijn 14 of 30 dagen na factuurdatum. Vermeld de uiterste betaaldatum duidelijk op de factuur, zodat er geen onduidelijkheid over bestaat.